E-Rechnung: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Die E-Rechnung wird für Unternehmen in Deutschland immer wichtiger – nicht nur aus Effizienzgründen, sondern auch wegen gesetzlicher Vorgaben. Spätestens mit der schrittweisen Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 im B2B-Bereich wird die digitale Rechnungsstellung zum Standard.

In diesem Beitrag erfahren Sie, was eine E-Rechnung ist, welche Vorteile sie bietet und wie Sie Ihr Unternehmen gezielt darauf vorbereiten.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung in einem strukturierten Format, das automatisiert verarbeitet werden kann. Im Gegensatz zu PDF-Rechnungen enthält sie Daten, die direkt von Softwarelösungen ausgelesen werden können.

Zu den wichtigsten Formaten gehören:

• XRechnung: Standard bei öffentlichen Auftraggebern
• ZUGFeRD: Kombination aus PDF und strukturierten Daten
• EDI-Rechnungen: Elektronischer Datenaustausch zwischen Unternehmen

Wichtig: Eine einfache PDF per E-Mail gilt nicht als E-Rechnung im steuerlichen Sinne.

Gesetzliche Pflicht: E-Rechnung und Übergangsfristen

Die Einführung der E-Rechnung erfolgt in Deutschland schrittweise, damit Unternehmen ausreichend Zeit für die Umstellung haben.

Überblick der wichtigsten Fristen:

• Ab 1. Januar 2025
  • Unternehmen können E-Rechnungen ausstellen
  • Der Vorrang der Papierrechnung entfällt
  • Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können
  • Papierrechnungen bleiben zunächst weiterhin zulässig
  • Andere elektronische Formate (z. B. PDF) sind nur noch mit Zustimmung des Empfängers erlaubt
    
• Bis 31. Dezember 2026
  • Papierrechnungen dürfen weiterhin versendet werden
    
• Ab 1. Januar 2027
  • Unternehmen mit mehr als 800.000 € Jahresumsatz müssen E-Rechnungen im B2B-Bereich versenden
  • Unternehmen unter dieser Grenze dürfen weiterhin alternative Formate nutzen
    
• Bis 31. Dezember 2027
  • Kleinere Unternehmen dürfen noch Papier- oder PDF-Rechnungen verwenden
    
• Ab 1. Januar 2028
  • Alle Unternehmen im B2B-Bereich müssen E-Rechnungen versenden

Ziel dieser Einführung ist die vollständige Digitalisierung der Rechnungsprozesse sowie mehr Transparenz und Effizienz.

Vorteile der E-Rechnung für Unternehmen

Die Umstellung bringt nicht nur gesetzliche Anforderungen mit sich, sondern auch klare wirtschaftliche Vorteile:

• Schnellere Zahlungsabwicklung
• Automatisierte Verarbeitung und weniger Fehler
• Reduzierung von Papier-, Druck- und Versandkosten
• Höhere Transparenz in der Buchhaltung
• Bessere Nachvollziehbarkeit bei Prüfungen

So stellen Unternehmen auf E-Rechnungen um

Die Umstellung auf E-Rechnungen erfordert organisatorische sowie technische Anpassungen.

1. Software prüfen oder auswählen
   • ERP- oder Buchhaltungssysteme müssen E-Rechnungen verarbeiten können
   • Unterstützung für Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD ist entscheidend
     
2. Prozesse anpassen
   • Rechnungsprüfung digitalisieren
   • Automatisierte Workflows einrichten
     
3. Mitarbeiter schulen
   • Verständnis für neue Abläufe schaffen
   • Umgang mit digitalen Rechnungsformaten trainieren
     
4. Partner einbinden
   • Kunden und Lieferanten frühzeitig einbinden
   • Gemeinsame Standards definieren

Herausforderungen und Lösungen

Trotz der vielen Vorteile bringt die Einführung der E-Rechnung auch Herausforderungen mit sich.

Typische Probleme:

• Fehlende technische Infrastruktur
• Komplexität verschiedener Formate
• Unsicherheiten bei gesetzlichen Vorgaben

Lösungsansätze:

• Einsatz spezialisierter Softwarelösungen
• Zusammenarbeit mit IT- und Steuerexperten
• Schrittweise Einführung statt Komplettumstellung

E-Rechnungen bei KRESS:

Seit dem 01.01.2025 bietet die KRESS Maschinen- und Anlagen-Konstruktions GmbH die Verarbeitung und den Versand elektronischer Rechnungen im strukturierten Datenformat an.

Der Austausch erfolgt gemäß den in Deutschland gültigen Anforderungen, insbesondere unter Berücksichtigung der Standards XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.x). Diese ermöglichen eine revisionssichere, maschinenlesbare und automatisiert verarbeitbare Rechnungsübermittlung.

Die Erstellung der E-Rechnungen erfolgt systemseitig aus unseren ERP-Prozessen heraus. Dabei wird die strukturierte XML-Datenbasis mit den erforderlichen Pflichtfeldern – etwa Leitweg-ID, Rechnungsreferenzen und Steuersätzen – generiert.

Bei Nutzung des ZUGFeRD-Formats wird zusätzlich ein visuell lesbares PDF/A-Dokument eingebettet, um eine hybride Nutzung sicherzustellen.

Der Versand erfolgt je nach Kundenanforderung über geeignete Übertragungswege, etwa per E-Mail mit strukturierter Anlage oder über eine Plattformanbindung. So wird die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie den nationalen Umsetzungen gewährleistet.

Eingehende E-Rechnungen werden entsprechend validiert, automatisiert in den Rechnungsprüfungsprozess überführt und revisionssicher archiviert.

Ziel ist eine durchgängige Digitalisierung des Rechnungswesens mit höherem Automatisierungsgrad, reduzierter Fehleranfälligkeit und verbesserter Nachvollziehbarkeit im Sinne unserer Qualitäts- und Compliance-Anforderungen nach ISO 9001.

Fazit: Jetzt handeln und Wettbewerbsvorteile sichern

Die E-Rechnung ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine Chance für Unternehmen, ihre Prozesse effizienter zu gestalten.

Wer frühzeitig auf digitale Rechnungsprozesse setzt, profitiert von:

• Zeitersparnis
• Transparenz
• Wettbewerbsvorteilen
  

Unser Tipp: Beginnen Sie jetzt mit der Analyse Ihrer aktuellen Rechnungsprozesse und planen Sie die Umstellung rechtzeitig.